A administração das partes comuns de edifícios em propriedade horizontal, face às novas exigências verificadas a todos os níveis, tem requerido uma profissionalização na chamada Administração de Condomínios, que cada vez mais pressupõe uma gestão operacional competente e exigente e que comporte múltiplas vertentes, nomeadamente: a manutenção dos equipamentos existentes, a conservação dos edifícios, o conhecimento de normas de segurança e tantas outras de questões inerentes à gestão de um prédio.
Esse conhecimento e até profissionalização implica que o responsável por estes processos reúna valências nas áreas de gestão económico-financeira, conhecimentos dos requisitos e obrigações legais, bem como, nas áreas operacionais de forma a que desempenhe as suas funções com eficiência.
O condomínio tem de estar legalmente criado, de facto é obrigatório que este tenha um número de identificação de pessoa coletiva (NIF) que deve ser obtido no Registo Nacional de Pessoas Coletivas, o qual será a base também para a chamada contabilidade ou elaboração do relatório e contas do condomínio.
A transparência e harmonização das contas é um dos principais objetivos da gestão de condomínios, que irá refletir todas as despesas e receitas do mesmo. Para além disso a lei determina que os condomínios constituam um Fundo Comum de Reserva equivalente a, pelo menos 10% das quotas mensais.
O processo de elaboração de contas tem início com a discussão e aprovação do orçamento & contas, o qual deve ser um documento simples, transparente e que realce aquilo que será o ciclo anual em termos de volume de despesas e receitas do condomínio.
Deve existir pelo menos uma reunião anual com a presença dos condóminos, onde se irá aprovar o relatório & contas do ano e o orçamento do ano seguinte.

Para a gestão operacional ser o mais eficiente possível, os administradores devem:
- Identificar e descrever as diferentes fases de constituição do condomínio;
- Conhecer os requisitos leais presentes em termos do Código Civil, Código da Propriedade Horizontal e lei sobre segurança em edifícios;
- Conhecer os direitos e deveres dos condóminos;
- Identificar os órgãos dos condomínios e descrever os seus deveres;
- Distinguir as diferentes deliberações dos órgãos e o quórum necessário para cada uma delas;
- Conhecer técnicas de mediação de conflitos e de atendimento e gestão das expetativas do cliente;
- Conhecer os direitos e deveres da administração na gestão financeira do condomínio;
- Conhecer as obrigações de seguros aplicáveis e distinguir as diferentes coberturas;
- Resolver conflitos sob a perspetiva do condomínio-consumidor;
- Competências em Gestão da Manutenção de Edifícios em Serviço: planeamento da manutenção, orçamentação e subcontratação;
- Competências na área da Reabilitação Urbana de Edifícios.

Para que a gestão de condomínios seja operacionalmente eficiente toda a documentação deve ser tratada de forma protocolada, em termos de organização e arquivo, pois a mesma irá ser balanceada e verificada.

A gestão de condomínios prevê uma abrangência nos chamados 4 vetores essenciais:
- requisitos legais inerentes à gestão e administração de condomínios;
- técnicas de gestão económica e financeira;
- pressupostos de gestão operacional (inerentes à contratação dos seguros obrigatórios e às normas e regras subjacentes à segurança e manutenção de condomínios);
- competências na área da gestão de serviços subcontratados

Por fim, registe-se que esta tem sido nos últimos anos uma das áreas de mercado que mais se tem desenvolvido e onde é necessário a intervenção de profissionais com múltiplas valências, de forma a fazer face a um mercado cada vez mais competitivo.

Tiago Machado de Sousa
Formador DUAL na área da Gestão Operacional de Condomínios